Você já deve ter lidado com múltiplas tarefas ao mesmo tempo, não é mesmo? Pois bem, a utilização de planilhas personalizadas pode facilitar no dia a dia.
É normal a gente cair no erro e comprar uma planilha genérica por aí, que até promete um nível de automação legal, mas depois é só decepção para manter.
Além disso, o que tem de planilha de Excel no mercado com cores gritantes e que o layout mais atrapalha do que ajuda, não é brincadeira.
Neste artigo eu vou mostrar como você não precisa ficar quebrando a cabeça com templates prontos por aí. Acompanhe a leitura e confira!
Por que planilhas genéricas limitam seu potencial?
Elas se apresentam como atalhos para o controle financeiro, gestão de projetos, controle de estoque, entre outras áreas vitais.
Contudo, essa aparente facilidade esconde armadilhas que, a longo prazo, podem mais atrapalhar do que ajudar.
O principal problema reside no conceito do “tamanho único”: a crença de que um mesmo modelo pode servir eficientemente a um escritório de advocacia e a uma confeitaria.
Cada negócio possui suas particularidades, seus fluxos de trabalho únicos e suas métricas de sucesso específicas.
Uma planilha genérica, por sua natureza, ignora essa individualidade. Ela pode vir com dezenas de funcionalidades que você nunca usará.
Pior ainda, quase sempre faltará aquele campo específico, aquela automação essencial ou aquele tipo de relatório que precisa para tomar decisões.
A consequência é a criação de “puxadinhos” — colunas extras, abas improvisadas e fórmulas complexas que tentam remendar a ferramenta.
O que são planilhas personalizadas?
Planilhas personalizadas são arquivos construídos sob medida, a partir das regras de negócio, métricas e identidade visual da sua empresa.
Em vez de uma planilha engessada e genérica, que não necessariamente tem a ver com o que você faz, a intenção é focar em algo organizado e com personalidade.
Faz muito mais sentido ter uma planilha que segue o manual da marca, bem como ter fórmulas que se adaptam às suas necessidades.
Por que planilhas personalizadas importam para pequenas empresas?
Levando em conta que administrar o tempo é um dos princípios de produtividade mais valiosos, ter uma planilha personalizada pode ajudar bastante.
Ou seja, torna-se mais útil economizar horas preciosas que você levaria tentando entender a planilha que comprou.
Dados confiáveis viram decisões rápidas. Modelos genéricos exigem adaptações que introduzem falhas. A padronização visual fortalece a cultura interna e transmite profissionalismo a clientes e parceiros.
Além disso, uma planilha personalizada pode servir perfeitamente como isca digital, podendo ser inserida em um call to action.
Quando usar planilhas personalizadas?
Confesso para você que já fiz planilhas de diversos estilos e para diferentes funcionalidades. Das mais básicas de gestão até planilhas que serviam como catálogo.
Tudo vai depender de qual processo você quer calcular, organizar, delegar, compartilhar e assim por diante.
Se você lidera equipes, uma planilha pode ser útil para acompanhar a evolução de um projeto, designando as funções de cada pessoa.
É possível gerar dashboards práticos para verificar métricas e, com isso, simplificar o desenvolvimento de relatórios gerenciais.
Pensando em planejamento financeiro, seja ele pessoal ou corporativo, ter uma planilha para controle de parcelas de cartão de crédito pode ser muito útil.
Vale ressaltar também que, com a IA generativa, as planilhas personalizadas também são incríveis em workflows de agentes inteligentes.
Como funciona o desenvolvimento de uma planilha personalizada?
Sigo um passo a passo bem estruturado, a fim de entender todas as nuances do que os clientes comunicam.
Para que compreenda melhor, listei abaixo como nasce uma planilha personalizada na Prazo Certo:
- Mapeamento de processos — identifico qual é o problema que precisa ser resolvido com uma planilha;
- Organização de referências — organizo tudo que vou precisar para concluir a tarefa, que vai desde o manual da marca da empresa até possíveis referências de outras planilhas ou sites;
- Protótipo de layout — rascunho no Google Sheets toda a estrutura de guias, possíveis fórmulas e pensamento lógico;
- Testes — confiro se a lógica implementada faz sentido e se todas as funções estão funcionando adequadamente;
- Aplicação do design — aprimoro a planilha para corresponder à identidade visual da marca contratante;
- Documentação das planilhas — faço toda a documentação de fórmulas presentes na planilha, bem como gravo vídeos tutoriais para explicar o funcionamento.
Quando bem desenhadas, planilhas personalizadas transformam informação dispersa em estratégia acionável, poupam horas de retrabalho e reforçam a identidade da sua marca.
Conseguiu compreender bem a importância de uma planilha personalizada? Já que leu o texto até o fim, dá uma conferida no meu portfólio de planilhas.
